생산성 향상을 위한 작업 분할과 시간 관리

작은 업무 단위로 일을 나눠 생산성 높이기

업무의 효율성과 성과를 최대화하려면, 시간 관리가 굉장히 중요한 역할을 합니다. 특히, 새로운 프로젝트나 처음 해보는 일에는 그 중요성이 더욱 커집니다. 얼마나 시간이 필요한지, 어떤 부분에서 시간이 많이 소요되는지 등을 예측하기가 어렵기 때문입니다.

이런 경우라면, 우선 선배나 상사에게 “이 일을 마치는데 얼마나 시간이 걸릴까요?”라고 질문해 보는 좋습니다. 답변을 통해 개인적으로 얼마나 시간을 배정해야 가늠할 수 있으며, 회사나 팀 내에서 일반적으로 어느 정도의 시간이 이런 일에 소요되는지 간접적인 힌트를 얻을 수 있기 때문입니다. 이제 전체 업무에 필요한 시간을 대략적으로 파악했다면, 다음 단계는 그 큰 업무를 작은 단위의 작업으로 나누는 것입니다. 이 과정은 아래와 같이 업무와 일의 성과와 생산성, 동기부여에 도움이 됩니다.

• 시간 예측의 정확성
  작은 단위로 나눈 작업은 상대적으로 소요 시간을 예측하기 수훨합니다. 전체적인 일정 계획에 큰 도움이 되며, 덜 스트레스를 받고 업무를 수행할 수 있게 됩니다.

• 성취감과 동기 부여
  작은 목표를 하나씩 달성해 나가면서 느끼는 성취감은 업무에 대한 전반적인 동기를 높여줍니다. 각각의 작은 업무가 누적되어 큰 성과를 만들기 때문에, 중간중간 성취감을 느끼는 것이 중요합니다.

• 체계적인 계획과 관리
  작은 단위로 업무를 나눈다면, 각 단계마다 구체적이고 체계적으로 계획을 세울 수 있고, 일의 진행 상황을 더 쉽게 모니터링할 수 있습니다. 이를 통해 전체 업무의 효율성을 높이고, 미루지 않고 계획대로 진행할 수 있습니다.

개인적으로 작은 단위로 업무를 나눌 때 '성취감'과 '예측력 향상’이 큰 도움이 되었습니다. 업무를 완료할 때마다 "아, 이런 일은 대략 이 정도의 시간이 필요하다"라고 생각하는 계기가 되었고, 그 경험들이 쌓여가면서 전체적인 업무의 난이도와 소요 시간을 더욱 정확하게 파악할 수 있게 되었네요.  이와 함께, 작은 단위로 나눠진 업무가 하나하나 완료될 때마다 그 진척 상황을 퍼센트로 표시하면 일의 전반적인 흐름과 진척도를 더 쉽고 정확하게 파악할 수 있었습니다. 그렇다면, 어떻게 일을 작은 단위로 나누면 좋을까요? 업무를 나누는 방식이나 기준은 사람마다, 그리고 프로젝트나 업무의 특성에 따라 다를 수 있습니다.  아래의 몇 가지 분할 방식이나 기준을 적용하면 업무 처리에 더욱 효과적일 수 있습니다.

작업의 성격에 따라 나누기

‘작업의 성격’이란 일의 목적, 그리고 그에 따른 결과나 잠재적인 위험 등이 모두 포함되어 있는 고유의 특성을 말하는데요. 일마다 고유의 처리방식과 절차, 단계들이 존재합니다. 예를 들어,  "책 쓰기"라는 일은 아이디어 도출, 목차 작성, 초안 작성, 수정 및 리뷰 등의 단계가 내부적으로 수행되어야 합니다. “마케팅”이라는 업무는 시장 조사 및 분석, 목표 설정, 전략 수립 및 확정, 예산 및 자원 계획, 실행, 모니터링과 점검, 결과 정리 및 분석등의 과정으로 진행됩니다. 각각의 단계를 명확히 정의하고 나눔으로써, 각 단계에 어떤 리소스가 필요한지, 얼마나 시간이 걸릴지를 보다 정확하게 예측할 수 있습니다.