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내가 Motion으로 할일 관리 도구를 바꾼 이유
진짜 AI 할 일 관리 도구를 만나다
그동안 많은 할일 관리 도구를 갈아타고 또 갈아탔습니다. 내가 할일 관리 도구를 선택하는 데에는 몇 가지 원칙이 있는데 다음과 같습니다.
- 거시적 관점: 개별 할 일에 치여서 일하는 것이 아니라 큰 숲을 보며 큰 구조를 이해하고 나의 목표에 집중할 수 있도록 도와주는가?
- 효율성: 이 일을 통해 업무 정리가 쉬워지고, 반복되는 업무 시간을 줄여줄 수 있는가? 이를 통해 실제 할일 관리 도구가 내 낭비되는 에너지를 줄여 줄 수 있는가?
- 신뢰성: 내가 해야 할 일들을 놓치고 있다는 생각이 들지 않도록 할일 관리 도구에 잘 담아두고 필요할 때 적절히 나에게 할일들을 전달할 수 있는가?
하지만 나에게 딱 맞는 완벽한 맞춤형 앱을 직접 만들 수는 없다 보니, 어쩔 수 없이 기성복에 내 몸을 맞추듯 기존의 애플리케이션에 위의 모습을 100%는 아니더라도 어느 정도 나의 행동이나 패턴을 맞춰가며 할일 관리 앱을 써오곤 했습니다. 그중에서도 가장 나에게 안정감을 주던 서비스는 바로 할 일을 캘린더 위에 직접 올려놓을 수 있는 Inbox + Calendar 연동형 앱들이었습니다. 이와 관련한 대표적인 서비스는 Akiflow, TickTick 또는 Offlight와 같은 앱입니다.
Akiflow는 기본적인 GTD Inbox 시스템에 편리한 Timeboxing 기능을 더했다.
모든 할일 관리 서비스의 시작, GTD 시스템과 Inbox
거의 대부분의 할 일 관리 도구들은 Inbox를 가지고 있습니다. 생각나는 것들을 그때마다 Inbox에 담아두고 한 번에 처리하는 시스템이죠. 우리는 이를 흔히 GTD(Getting Things Done) 시스템이라고 합니다. GTD 시스템을 이용하여 하루에 한 번 Inbox를 정리하기만 하면 일이 쉽게 될 것 같습니다.
그래서 Akiflow와 Offlight와 같은 서비스는 다양한 다른 서비스(Slack, Gmail 등)에서 원클릭으로 앱의 Inbox에 들어오도록 만들어주었습니다. Offlight는 여기에 목표 기능을 추가하여 각각의 일들이 얼마나 내 목표와 연결되어 있는지도 보여주어 조금 더 큰 그림으로 이 일을 할 수 있도록 돕습니다.
Offlight 는 Akiflow가 놓친 Goal Align 기능을 추가했다
이 과정을 통해 우리는 빠르게 머릿속을 비울 수 있습니다. 그리고 Inbox를 한 번에 처리하고, 우선순위를 매기고, 이 일을 지금 할지 혹은 스케줄을 정해서 처리할지를 계획할 수 있습니다. Inbox 시스템을 이용하면 신뢰성이 확보되기 때문에 내가 일을 놓치고 있다는 생각이 들지 않게 도와줍니다.
하지만 일을 잘 정리하고 우선순위를 정했다고 하더라도, 이 일을 언제 할지 정하지 않으면 실천되기 어렵습니다. 그래서 우리는 이 일을 언제 얼마동안 할지를 정하는 Timeboxing이 필요합니다. Akiflow, Offlight 혹은 TickTick은 Inbox에 있는 할 일들을 Drag & Drop하여 원하는 캘린더 위에 배치할 수 있습니다. 이렇게 배치를 해두면 해당 일정이 캘린더로 채워지면서 다른 사람들도 내가 다른 일에 집중하고 있다는 사실을 알릴 수 있습니다.
Timeboxing 은 나의 업무를 처리하게 도와주는 현실적인 도구다
타임박싱(Timeboxing)은 일정 시간 동안 특정 작업에만 집중하는 시간 관리 방법입니다. 미리 시간을 정해놓고, 그 시간 내에 일을 끝내는 것을 목표로 하죠. 예를 들어, "이 이메일을 30분 안에 작성해야지"라고 시간을 정해두고, 그 시간 동안 이메일 작성에만 집중하는 방식입니다.
타임박싱의 장점은 작업 시간이 길어지지 않도록 막아주고 집중력을 높여준다는 점이에요. 예를 들어, "보고서를 2시간 동안 작성한다"고 타임박스를 설정하면, 2시간 내에 끝내기 위해 효율적으로 일하게 됩니다.
이처럼 많은 할일 관리 서비스들이 기본적인 GTD의 Inbox 시스템을 기본으로 하여 할 일들을 캘린더 위에 배치하는 Timeboxing 방식을 지원하고 있습니다. 이렇게 내가 어떤 일을 언제 할지 정해두고 나면 마음의 평화가 찾아오고 나는 이제 내가 세운 스케줄대로 열심히 하기만 하면 됩니다.
Timeboxing 스케줄러의 한계
하지만 이러한 시스템은 몇 가지 한계가 있습니다. 우선, 매일 스케줄링을 스스로 해야 한다는 것입니다. 하루에 최소 한 번 이상 Inbox를 정리하고, 각각의 일들을 스케줄링하는 것이 필요합니다. 이 과정이 생각보다 많은 에너지를 사용하게 만듭니다.
